勤怠管理の始め方｜はじめてスタッフを雇ったら知っておきたいルールとクラウドツール【2026年10月】
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アルバイトやスタッフを初めて雇うと、すぐに必要になるのが勤怠管理です。給料を正しく計算するためだけでなく、法律で決められた「労働時間の把握」と「記録の保存」のためにも欠かせません。
この記事では、小さな会社やお店が勤怠管理を始めるときに押さえたいルールと、手軽に使えるクラウド勤怠管理ツールを紹介します。
- 会社には、従業員の労働時間を客観的な方法で把握する義務がある
- 出勤簿やタイムカードの記録は5年間（当分の間は3年間）保存する
- クラウドの勤怠管理ツールなら、1人あたり月300円前後からスマホやタブレットで打刻できる
- 少人数なら、無料プランや無料体験で実際の打刻の流れを試してから選ぶのがおすすめ
勤怠管理で守るべきルール
労働時間は「客観的な方法」で把握する
労働安全衛生法により、会社は従業員の労働時間の状況を把握する義務があります。パートやアルバイトも対象です。把握の方法は、タイムカード、ICカード、パソコンのログイン・ログアウトの記録など、客観的な方法が原則とされています。
厚生労働省のガイドラインでも、始業・終業の時刻は、使用者が自ら確認するか、タイムカードなどの客観的な記録をもとに確認することが原則とされています。自己申告で管理する場合は、正しく申告するよう説明し、必要に応じて実態を調べるなどの対応が求められます。
記録は5年間（当分の間は3年間）保存する
労働基準法では、出勤簿やタイムカードの記録、賃金台帳などを保存する義務があります。2020年4月の改正で、保存期間は**5年間（当分の間は3年間）**に延びました。紙のタイムカードは保管場所も必要になるので、データで残せるクラウドツールは管理の面でも便利です。
勤怠管理の方法は3つ
| 方法 | 費用 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 紙の出勤簿・手書き | ほぼ0円 | 1〜2人で始めたばかり | 自己申告になりやすく、集計の手間がかかる |
| タイムレコーダー | 機器代が数千円〜 | 1か所のお店で全員が同じ場所に出勤 | 集計は手作業。紙の保管が必要 |
| クラウド勤怠管理 | 1人あたり月数百円 | スマホ打刻、複数店舗、給与計算と連携したい | 毎月の費用がかかる |
人数が少ないうちは紙でも始められますが、集計の手間と記録の保存を考えると、スタッフを雇う時点でクラウドツールにしておくと後が楽です。
主なクラウド勤怠管理ツール
※ 2026年10月2日時点、各社の公式サイトで確認。料金は税抜。
| ツール | 料金の目安 | 無料で試す | 特徴 |
|---|---|---|---|
| KING OF TIME | 1人あたり月300円（全機能） | 30日間の無料体験 | 打刻方法が豊富（スマホGPS、ICカード、生体認証など） |
| ジョブカン勤怠管理 | 公式サイトで確認 | 無料版あり、30日間の無料お試し | 機能を選んで使える。ICカード・GPS打刻に対応 |
| freee勤怠管理Plus | 1人あたり月300円 | 公式サイトで確認 | freeeの給与計算・会計とつなげやすい |
| マネーフォワード クラウド勤怠 | ひとり法人プラン 月2,480円〜（年払い） | 1か月無料（カード登録不要） | マネーフォワードの給与・会計とつなげやすい |
KING OF TIME：1人月300円で全機能
1人あたり月300円で、すべての機能が使えます。初期費用は0円で、30日間の無料体験があります。スマートフォンのGPS打刻、ICカード、指紋や顔の認証など打刻の方法が多く、お店の形に合わせやすいツールです。
ジョブカン勤怠管理：無料版から始められる
無料版があり、少人数ならまず無料で使い始められます。有料版は使う機能を選んで組み合わせる仕組みで、30日間の無料お試しもあります。ICカードやGPSでの打刻に対応しています。料金は機能の組み合わせで変わるので、公式サイトで確認してください。
freee勤怠管理Plus／マネーフォワード クラウド勤怠
会計ソフトや給与計算ソフトにfreeeやマネーフォワードを使っているなら、同じシリーズの勤怠管理を選ぶと、打刻データをそのまま給与計算に使えて便利です。freee勤怠管理Plusは1人あたり月300円。マネーフォワード クラウド勤怠は、ひとり法人プランが月2,480円（年払い時の月額）で、5人までのビジネスプランは月6,480円です。
ツールを選ぶときのチェックポイント
- 打刻の方法：スマホ、タブレット、ICカードなど、スタッフが迷わず打刻できるか
- シフトや休暇の管理：シフト作成や有給休暇の管理まで必要か
- 給与計算との連携：使っている給与計算・会計ソフトにデータを渡せるか
- 最低料金：「1人あたり月○円」でも、最低料金が決まっていることがある
まとめ
- 従業員の労働時間は、タイムカードなどの客観的な方法で把握する
- 勤怠の記録は5年間（当分の間は3年間）保存する
- クラウド勤怠管理なら1人あたり月300円前後から。会計ソフトと同じシリーズを選ぶと連携しやすい
- まずは無料版・無料体験で、スタッフが実際に打刻できるかを試す
お店でキャッシュレス決済を始めたい場合は、レジや決済サービスの選び方もあわせて検討しましょう。
参考（2026年10月2日確認）：厚生労働省 労働時間の適正な把握のためのガイドライン／厚生労働省 記録の保存期間の延長（リーフレット）／KING OF TIME／ジョブカン勤怠管理／freee勤怠管理Plus 料金／マネーフォワード クラウド勤怠 料金
